PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI
AKUTANSI GLOBAL
DAN
AKUTANSI PROJECT
Dalam merancang Program Aplikasi Akutansi sebaiknya mencakup fasilitas2 dan proses2 sebagai berikut :AKUTANSI GLOBAL
DAN
AKUTANSI PROJECT
1. PROSES IMPLEMENTASI SALDO AWAL
- Yaitu untuk memasukan data saldo awal pada bulan saat implementasi program aplikasi
tersebut digunakan
2. PROSES BACKDATE
- Yaitu untuk mengembalikan ke periode sebelumnya, untuk dilakukan perbaikan bila
diketahui terjadi kesalahan entry data
3. PROSES AUTO END OF YEAR
- Yaitu digunakan untuk melakukan proses perpindahan saldo akhir tahun lalu ke tahun
berikutnya, melakukan reset data pendapatan, biaya dan rugi-laba tahun baru, juga
memperbaharui saldo rugi-laba tahun lalu
4. PROSES AUTO BACKUP DATA
- Yaitu digunakan untuk melakukan backup data2 history, sehingga bila terjadi kerusakan
dapat di restore dari data2 yang sudah tersimpan sebelumnya
5. PROSES MAINTENANCE
- Yaitu digunakan untuk melakukan reset terhadap data temporer yang sudah tidak
digunakan lagi
6. PROSES NEW VERSION
- Yaitu digunakan untuk mempersiapkan bila dilakukan perubahan2 program sehingga
data yang sedang digunakan dalam program lama dapat di transfer ke dalam program
baru
7. PROSES TRANSFER DATA SYSTEM KE EXCEL
- Yaitu digunakan untuk kebutuhan pembuatan laporan2 khusus dengan menggunakan
program Excel, selain itu pula dapat digunakan sebagai backup data history bila
program aplikasi akutansi sudah tidak ingin digunakan lagi.
8. PROSES KONSOLIDASI
- Yaitu digunakan untuk melakukan konsolidasi atau penggabungan data bila terdapat
kantor cabang
9. PROSES PROJECT
- Yaitu digunakan untuk melakukan pemisahan data project satu dari project lainnya
ataupun dari data global, sehingga dapat diketahui masing-masing biaya dan pendapatan
dari masing2 project serta rugi-labanya
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sedangkan Fasilitas2 tambahan lainnya yang juga sangat penting untuk mendukung kemudahan, kelengkapan, kecepatan dan akurasi dalam melakukan entry data adalah
1. Fasilitas Recurred / Auto Journal Entry
- Yaitu Fasilitas yang terdiri dari beberapa pasang jurnal tertentu yang sudah dipersiapkan
sebelumnya, sehingga pada saat entry data yang sering terjadi ataupun berulang-ulang,
user cukup memilih salah satunya hal ini akan sangat memudahkan dan sekaligus
mengecek/mengingatkan kelengkapan jurnal transaksi yang harus dilakukan, dan juga
untuk membantu operator yang kurang menguasai dalam menentukan posisi debit-credit
dalam suatu jurnal transaksi
2. Multi Entry (Multi Debit-Credit)
- Yaitu kemampuan program untuk menampung data entry beberapa baris sekaligus dalam
satu transaksi
3. Document Voucher
- Yaitu dokumen2 yang dihasilkan dengan format data yang cukup lengkap, fleksible dan
tertata dengan rapih
4. Format Laporan Income Statement dan Balance Sheet
- Yaitu format laporan rugi-laba dan neraca yang formatnya dapat dimodifikasi sesuai
selera / kebutuhan user
5. Fasilitas Informasi Bantuan (Help) / Manual Operation
- Yaitu kemudahan untuk mendapatkan informasi bantuan pada saat user sedang
melakukan entry data ataupun lainnya.
6. Fasilitas Transaction Document Code
- Yaitu Setup kode dokumen yang berbeda untuk masing2 kelompok transaksi (Kas-Bank,
General/Memorial, AR, AP), yang diikuti dengan nomor urut secara otomatis dan
dilengkapi dengan bulan dan tahun transaksi dari masing2 kode dokumen yang
bersangkutan (misal : CBI0516001 = Cash-Bank IN, bulan Mei 2016 nomor urut 001)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hal - hal lain :
- Dikarenakan perusahaan akan berlangsung relatif lama hingga puluhan tahun, maka
program akutansi yang digunakanpun harus dapat mengikuti kebutuhan perusahaan dalam
jangka panjang yang terutama adalah performance / kecepatan program yang harus stabil
walaupun dengan kapasitas data besar hingga puluhan tahun, hal ini harus dipersiapkan
didalam program aplikasi dengan system management database yang sesuai
- Sesuai perkembangan perusahaan yang dinamis, tentunya sangat dimungkinkan perlunya
perubahan pula program aplikasi yang sedang digunakan demi mendukung situasi dan
kondisi perusahaan pada saat2 tertentu, perubahan2 itu dapat berupa penambahan kolom2
data, format dokumen, jenis2 laporan ataupun proses2 lainnya
- Jadi dibutuhkan kerjasama yang berkesinambungan antara User dengan pihak penyedia
program, setiap saat penyedia program harus selalu siap untuk memberikan jaminan
perawatan (maintenance) kepada user, dan untuk meringankan biaya maka pembebanannya
dapat dilakukan secara bulanan
- Hal lain yang perlu di perhatikan adalah Kelanggengan System, Program aplikasi harus mampu menyediakan Backup Data History yang dapat di akses secara manual misalkan dengan Format File Excel yang sudah dikenal /dioperasikan secara umum, hal ini mencegah ketergantungan jalannya system perusahaan hanya kepada program aplikasi
Hal-hal Teknis Database :
1. DATA TRANSAKSI, terdiri dari :
a. File Transaksi Periode Bulan yg sedang berjalan (Current Month Transaction)
contoh : - TRANSCM
b. File History Transaksi Periode Tahun yg sedang berjalan (Current Year Transaction) contoh : - TRANSCY
c. File History Transaksi Periode Tahun2 Lalu (Last Year Transaction)
contoh : - TRANSLY9999 => 9999 = tahun yg bersangkutan, 2015, 2016, .....
d. File Temporer Laporan Transaksi History Tahun2 Lalu (Last Year Transaction Report)
contoh : - TRANSTEMP
2. DATA MASTER, terdiri dari :
a. File Master Periode Tahun yang sedang berjalan (Current Year Master)
contoh : - MASTCY
b. File History Master Periode Tahun2 lalu (Last Year Master)
contoh : - MASTLY9999 => 9999 = tahun yg bersangkutan, 2015, 2016, .....
c. File Temporer Laporan Master History Tahun2 Lalu (Last Year Master Report)
contoh : - MASTTEMP
Dari setiap File Transaksi dan Master diatas, harus di bentuk juga secara otomatis dalam format file Excel sebagai cadangan/backup system, yang nantinya dapat diakses oleh user pada umumnya.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
kondisi perusahaan pada saat2 tertentu, perubahan2 itu dapat berupa penambahan kolom2
data, format dokumen, jenis2 laporan ataupun proses2 lainnya
program, setiap saat penyedia program harus selalu siap untuk memberikan jaminan
perawatan (maintenance) kepada user, dan untuk meringankan biaya maka pembebanannya
dapat dilakukan secara bulanan
- Hal lain yang perlu di perhatikan adalah Kelanggengan System, Program aplikasi harus mampu menyediakan Backup Data History yang dapat di akses secara manual misalkan dengan Format File Excel yang sudah dikenal /dioperasikan secara umum, hal ini mencegah ketergantungan jalannya system perusahaan hanya kepada program aplikasi
Hal-hal Teknis Database :
1. DATA TRANSAKSI, terdiri dari :
a. File Transaksi Periode Bulan yg sedang berjalan (Current Month Transaction)
contoh : - TRANSCM
b. File History Transaksi Periode Tahun yg sedang berjalan (Current Year Transaction) contoh : - TRANSCY
c. File History Transaksi Periode Tahun2 Lalu (Last Year Transaction)
contoh : - TRANSLY9999 => 9999 = tahun yg bersangkutan, 2015, 2016, .....
d. File Temporer Laporan Transaksi History Tahun2 Lalu (Last Year Transaction Report)
contoh : - TRANSTEMP
2. DATA MASTER, terdiri dari :
a. File Master Periode Tahun yang sedang berjalan (Current Year Master)
contoh : - MASTCY
b. File History Master Periode Tahun2 lalu (Last Year Master)
contoh : - MASTLY9999 => 9999 = tahun yg bersangkutan, 2015, 2016, .....
c. File Temporer Laporan Master History Tahun2 Lalu (Last Year Master Report)
contoh : - MASTTEMP
Dari setiap File Transaksi dan Master diatas, harus di bentuk juga secara otomatis dalam format file Excel sebagai cadangan/backup system, yang nantinya dapat diakses oleh user pada umumnya.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
contoh program aplikasi akutansi :
www.bassgl.zohosites.com
